Minggu, 25 November 2012

Kelompok dan Perkembangan Kelompok



BAB II
PEMBAHASAN
2.1.      Pengertian Kelompok
            Kelompok (group ) menurut Robbins (1996) mendefinisikan kelompok sebagai dua individu atau lebih, yang berinteraksi dan salin bergantung, yang saling bergabung untuk mencapai sasaran-sasaran tertentu. Sementara Gibson (1995) memandang kelompok dari empat kelompok prespektif, diantaranya :
  1. Dari sisi persepsi, kelompok dipandang sebagai kumpulan sejumlah orang yang  saling berinteraksi satu sama lain, dimana masing-masing anggota menerima kesan atau persepsi dari anggota lain.
  2. Dari sisi organisasi, kelompok adalah suatu sistem terorganisasi yang terdiri dari dua atau lebih individu yang saling berhubungan dengan sistem menunjukkan beberapa fungsi, mempunyai standar dari peran hubungan di antara anggota.
  3. Dari sisi motivasi, kelompok dipandang sebagai sekelompok individu yang keberadaannya sebagai suatu kumpulam yang menghargai individu.
  4. Dari sisi interaksi, menyatakan bahwa inti dari pengelompokkan adalah interaksi dalam bentuk interpedensi.
Dari beberapa pandangan tersebut, Gibson menyimpulkan bahwa yang disebut kelompok itu adalah kumpulan individu dimana perilaku dan atau kinerja satu anggota dipengaruhi oleh perilaku dan atau prestasi anggota yang lainnya.
Dipandang dari proses kemunculannya, kelompok dapat terbentuk karena tindakan manajerial dan karena adanya keinginan individu. Manager menciptakan kelompok kerja untuk melaksanakam pekerjaan dan tugas yang diberikan. Kelompok juga berfungsi dan berinteraksi dengan kelompok lain, masing-masing mengembangkan satu set karakteristik yang unik termasuk struktur , kepaduan peran, norma-norma dan proses. Kelompok juga menciptakan sendiri kultur mereka. Akibatnya, kelompok akan bekerja sama atau  bersaing dengan kelompok lain dan perrsaingan antara kelompok dapat memicu akan adanya konflik.
2.2.     Ciri – Ciri Utama Kelompok
Penelitian mendalam mengenai sifat-sifat dan hasil-hasil interaksi dalam kehidupan  (empat) cirri kelompok yaitu :
  1. Terdapat dorongan (motif) yang sama pada individu-individu yang menyebabkan terjadinya interaksi di antaranya ke arah tujuan yang sama.
  2. Terdapat akibat-akibat interaksi yang berlainan terhadap individu-individu yang satu dari yang lain berdasarkan reaksi-reaksi dan kecakapan-kecakapan-kecakapan yang berbeda-beda antara individu yang terlibat di dalamnya. Oleh karea itu, lambat laun mulai terbentuk pembagian tugas serta struktur tugas-tugas tertentu dalam usaha bersama untuk mencapai tujuan yang sama itu. Di sisi lain, terbentuk pula norma-norma yang kkhas Dalam interaksi kelompok kearah tujuannya sehinggga mulai terbentuk kelompok sosial dengan cirri-ciri yang khas.
  3. Pembentukan dan penegasan strukutr (organisasi) kelompok yang jelas dan terdiri atas peranan-peranan dan kedudukan hierarkis yang lambat laun berkembang dengan sendirinya dalam usaha pencapaian tujuan. Terjadi pembatasan yang jelas antara usaha-usaha dan orang yang termasuk ingroup serta usaha-usaha dan orang outgroup.
  4. Terjadinya penegasan dan peneguhan norma-norma pedoman tingkah laku anggota  kelompok yang mengatur interaksi dan kegiatan anggota kelompok dalam merealisasikan tujuan kelompok. Norma-norma dan pedoman tingkah laku ini sebagaiman juga struktur pembagian tugas anggotanya merupakan norma dan struktur yang khas bagi kelompoknya itu.
2.3.     Manfaat Kelompok bagi Organisasi
Banyak manfaat yang dapat dipetik dari adanya kelompok baik di dalam maupun di luar satuan organisasi, antara lain:
1.    Kelompok merupakan alat perjuangan bagi anggotanya.
2.    Kelompok dapat digunakan untuk meningkatkan inovasi dan kreatifitas.
3.    Kelompok lebih baik daripada perorangan dalam pengambilan keputusan yang mengangkut orang banyak
4.    Anggota kelompok dapat memperoleh keuntungan dari pelaksanaan pengambilan keputusan.
5.    Kelompok dapat mengendalikan dan mendisiplinkan anggotanya dibanding dengan mereka yang tidak masuk dalam kelompok
6.    Kelompok membantu menangkis pengaruh – pengaruh negative dari meningkatnya organisasi yang semakin besar.
7.    Kelompok adalah fenomena alami di dalam organisasi. Perkembangannya yang spontan tidak dapat dihalangi, dan dibutuhkan oleh para anggota sebagai alat untuk mencapai tujuan.
2.4.     Syarat Pembentukan Kelompok
            Kumpulan individu-individu yang mempunyai hubungan tertentu yang membuat mereka saling bergantung satu sama lain dalam ukuran-ukuran yang bermakna atau dengan kata lain memiliki hubungan tertentu yang bermakna. Sekumpulan individu dikatakan sebagai kelompok apabila memiliki syarat - syarat sebagai berikut :
  1. Keanggotaan yang jelas, teridentifikasi melalui nama atau identitas lainya.
  2. Adanya kesadaran kelompok sebagai anggota, (memiliki kesatuan persepsi).
  3. Suatu perasaan mengenai adanya kesamaan tujuan atau sasaran.
  4. Saling ketergantungan dalam upaya pemenuhan kebutuhan untuk mencapai tujuan.
  5. Saling interaksi, berkomunikasi untuk bereaksi terhadap anggota lainnya.
  6. Merupakan satu kesatuan organisasi yang tunggal dalam mencapai tujuan kelompok dengan terbentuk struktur kelompok.
2.3.1    Alasan Mengapa Orang Membentuk Kelompok
Menurut (Gibson dkk, 1989, 205-207, Marvin E.Shaw, 1981, 81-97)
1.  Pemuasan Kebutuhan
Hasrat untuk mendapatkan kepuasan dari terpenuhinya kebutuhan dapat merupakan daya motivasi yang kuat dalam pembentukan kelompok.
Ø   Keamanan
Individu yang berada dalam kelompok bisa mengurangi rasa tidak aman karena sendirian. Individu akan merasa lebih kuat, percaya diri, dan tahan terhadap ancaman.
Ø  Sosial
Keinginan untuk termasuk dalam kelompok dan menjadi anggota kelompok  menunjukkan kebutuhan sosial semua orang.
Ø    Penghargaan
Dalam lingkungan tertentu, suatu kelompok yang bergengsi tinggi karena berbagai macam alasan (missal; keahlian, teknis, kegiatan di luar, dsb).
2.  Kedekatan dan Daya Tarik
Kedekatan adalah jarak fisik antara para karyawan yang melaksanakan pekerjaan , sedangkan daya tarik adalah menunjukkan daya tarik orang yang satu dengan lainnya karena mereka mempunyai kesamaan persepsi,sikap,hasil karya atau motivasi.
3.  Tujuan Kelompok
Untuk mencapai tujuan kelompok dan menyelesaikan tugas dibutuhkan lebih dari satu atau dua orang. Ada kebutuhan mengumpulkan bakat, pengetahuan, atau kekuasaan untuk menyelesaikan pekerjaan.
4.  Alasan Ekonomi
Motif ekonomis menyebabkan terbentuknya kelompok, karena mereka menganggap akan memperoleh keuntungan ekonomis yang lebih besar dari pekerjaan mereka, jika mereka membentuk kelompok.
2.4          Sumber Kelompok
            Tingkat prestasi potensial sebuah kelompok sebagian besar tergantung pada sumber daya yang dibawa anggota – anggotanya secara pribadi kedalam kelompok.
Ø  Kemampuan
Menetapkan parameter bagi apa yang dapat dilakukan anggota dan bagaimana efektifnya mereka akan dalam sebuah kelompok.
Ø  Ciri – Ciri Kepribadian
Besarnya pengaruh setiap satu ciri adalah kecil, tetapi menggabungkan cirri – cirri kepribadian, akibatnya bagi para pelaku kelompok sangat berarti.
2.5.      Tipe – Tipe Kelompok
Kelompok-kelompok di dalam organisasi secara sengaja direncanakan atau sengaja dibiarkan terbentuk oleh manajemen selaku bagian dari struktur organisasi formal. Kendati begitu, kelompok juga kerap muncul melalui proses sosial dan organisasi informal. Organisasi informal muncul lewat interaksi antar pekerja di dalam organisasi dan perkembangan kelompok jika interaksi tersebut berhubungan dengan norma perilaku mereka sendiri, kendati tidak digariskan lewat struktur formal organisasi. Dengan demikian, terdapat perbedaan antara kelompok formal dan informal.
1.   Kelompok Formal
Kelompok ini dibangun selaku akibat dari pola struktur organisasi dan pembagian kerja yang ditandai untuk menegakkan tugas – tugas. Kebutuhan dan proses organisasi menimbulkan formulasi tipe – tipe kelompok yang berbeda – beda. Khususnya ada dua tipe kelompok formal, diantaranya :
Ø  Kelompok Komando (Command Group)
Kelompok komando ditentukan oleh bagan organisasi. Kelompok terdiri dari bawahan yang melapor langsung kepada seorang supervisor tertentu. Hubungan wewenang antara manajer departemen dengan supervisor, atau antara seorang perawat senior dan bawahannya, merupakan kelompok komado.
Ø  Kelompok tugas (Task Group)
Kelompok tugas terdiri dari para karyawan yang bekerja – sama untuk menyelesaikan suatu tugas atau proyek tertentu. Misalnya, kegiatan para karyawan administrasi dalam perusahaan asuransi pada waktu orang mengajukan tuntutan kecelakaan, merupakan tugas yang harus dilaksanakan.
Kelompok formal ini merupakan organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara tegas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran . Tujuan organisasi ini akan menentukan struktur organisasinya. Jadi, struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi , hubungan antar fungsi-fungsi, serta wewenang dan tanggung jawabnya.
DIMENSI-DIMENSI DASAR STRUKTUR ORGANISASI
Pembagian kerja
  • Relatif dapat menurunkan keterlibatan kerja , maupun kepuasan kerja karyawan
  • Menimbulkan kebosanan karena pekerjaan menjadi monoton
  • Mengakibatkan tingkat komitmen karyawan lebih rendah dan kehilangan motivasi
  • Dapat mempengaruhi tingkat prestasi organisasi
Wewenang                  = Hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk  melakukan sesuatu
Kekuasan                    =   Kemampuan untuk melakukan hak tersebut
Tanggung jawab         =   Kewajiban untuk melakukan sesuatu
Rentang kendali          = Berapa orang banyak jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer.
Struktur Flat
  • Mempunyai rentangan melebar/banyak
Struktur Tall
  • Mempunyai rentang kendali sedikit/sempit
  • Hanya sedikit jumlah bawahan yang berada dibawah kendali seorang atasan sehingga memungkinkan pengawasan dan disiplin yang ketat.
  • Diterapkan dalam Struktur Klasik
Dimensi Struktur yang lain
  • Komunikasi dalam organisasi
  • Hubungan lini dan staf
  • Sentralisasi dan desentralisasi
  • Rantai wewenang skalar
  • Kessatuan perintah
Sebagai contohnya adalah sponsor, karena sponsor menggunakan struktur-struktur organisasi formal guna mencapai target  yang ingin diraih (keuntungan).
KELOMPOK KERJA FORMAL ORGANISASI
Organisasi mempunyai beberapa tipe utama kelompok kerja formal,yaitu:
  1. Kesatuan tugas khusus (special task forces) : Kesatuan tugas khusus atau tim, dibentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus. Kesatuan ini keberadaannya hanya sampai tugas diselesaikan atau masalah terpecahkan. Kesatuan tugas biasanya dibentuk untuk menangani masalah - masalah dan tugas –tugas yang kompleks dan melibatkan beberapa satuan kerja organisasi yang meliputi para wakil dari suatu organisasi, ditambah para ahli yang secara teknis diperlukan untuk menangani masalah atau tugas.
  2. Panitia : Panitia tetap (standing committess ) dan panitia Ad hoc. Panitia tetap ( dikenal sebagai panitia sruktural ) adalah bagian tetap dari struktur suatu organisasi yang dibentuk untuk menangani tugas yang terus-menerus ada dalam organisasi seperti panitia anggaran, panitia pengembangan, produk baru, panitia pembelian, dsb. Panitia ini biasanya membuat rekomendasi formal kepada menejer tingkat atas atau mempunyai wewenang untuk membuat keputusan sendiri bagi suatu kegiatan organisasi yang terbatas. Panitia Ad Hoc mempunyai fungsi yang serupa dengan panitia tetap, hanya tidak bersifat tetap. Tujuan dibentuknya panitia manajemen adalah untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi, memberi saran manajemen, puncak atau bahkan membuat keputusan sendiri.
  3. Dewan atau komisi

2.      Kelompok Informal
      Kelompok informal adalah pengelompokan secara wajar dari orang – orang dalam situasi kerja untuk memenuhi kebutuhan sosial. Dengan perkataan lain, kelompok informal tidak muncul karena dibentuk dengan sengaja, tetapi muncul secara wajar. Orang mengenal dua macam kelompok informal khusus diantaranya:
Ø  Kelompok Kepentingan (Interest Group)
Orang yang mungkin tidak merupakan anggota dari kelompok komando atau kelompok tugas yang sama, mungkin bergabung untuk mencapai sesuatu sasaran bersama. Para karyawan yang bersama – sama bergabung dalam kelompok untuk membentuk front yang terpadu menghadapi manajemen untuk mendapatkan manfaat yang lebih banyak dan pelayan wanita yang mengumpulkan uang persen mereka merupakan contoh dari kelompok kepentingan. Perlu diketahui juga tujuan kelompok semacam itu tidak berhubungan dengan tujuan organisasi, tetapi tujuan itu bersifat khusus bagi tiap – tiap kelompok.
Ø  Kelompok Persahabatan (Friendship Group)
Banyak kelompok dibentuk karena para anggotanya mempunyai sesuatu kesamaan, misalnya usia, kepercayaan politis, atau latar belakang etnis. Kelompok persahabatan ini seringkali melebarkan interaksi dan komunikasi mereka sampai pada kegiatan diluar pekerjaan.
Jika Pola gabungan karyawan dicatat, maka akan segera menjadi jelas bahwa mereka termasuk dalam berbagai macam kelompok yang sering bersamaan. Maka diadakan perbedaan diantara dua klasifikassi kelompok yang luar :  kelompok formal dan informal. Perbedaan utama antara keduanya adalah bahwa kelompok formal ( kelompok komando dan kelompok tugas) dibentuk oleh organisasi formal dan merupakan alat untuk mencapai tujuan, sedangkan kelompok informal (kelompok kepentingan dan kelompok persahabatan) adalah penting untuk keperluan mereka sendiri ( artinya, mereka memenuhi kebutuhan pokok akan berkelompok).
Kelompok informal memainkan penting dalam dinamika perilaku organisasi. Organisasi informal berdiri di atas struktur yang tidak jelas, fleksibel, sukar didefinisakan, anggotanya sulit ditentukan, dan pola hubungan di antara para anggotanya tanpa tujuan yang khusus. Kelompok - kelompok informal muncul tak terhindarkan kapan saja orang-orang bergabung bersama dan berinteraksi kapan saja orang-orang bergabung bersama dan berinteraksi dalam pengelompokkan-pengelompokkan sosial.
Alasan utama terbentuknya organisasi informal adalah untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan manusiawi yang tidak sepenuhnya dapat dipuaskan oleh organisasi formal, seperti pengenalan diri, pengetahuan tentang perilaku yang diterima, perhatian, pelestarian nilai-nilai budaya, bantuan dalam pencapaian tujuan, kesempatan berpengaruh dan berkreasi, dan kebutuhan akan informasi serta berkomunikasi.dalam pengelompokkan-pengelompokkan sosial.

PENYEBAB MUNCULNYA KELOMPOK INFORMAL
            Ada banyak alasan kenapa organisasi  informal  bisa muncul dan berkembang.  Beberapa yang jadi penyebab munculnya organisasi informal :
  Pada dasarnya individu memiliki kebutuhan untuk mendapat kepuasan dalam berafiliasi dengan orang-orang dilingkungannya
  Jika dalam organisasi formal kebutuhan terssebut kurang dapat dipenuhi, maka ia akan mencari sumber lain untuk memenuhi kebutuhannya. Itulah organisasi informal.
  Munculnya biasanya dikarenakan adanya sekelompok orang memiliki kebutuhan yang sama.
Kebutuhan-kebutuhan yang mendasari terbentuknya organisasi informal :
  1. Kebutuhan sosial
Orang membutuhkan lebih dari sekedar komunikasi yang bersifat formal berdasarkan struktur dalam organisasi formal. Orang butuh lebih dari itu untuk memenuhi kebutuhannya sosialnya.
  1. Pengetahuan perilaku yang dapat diterima
Melalui organisasi informal, orang akan mendapatkan pengetahuan-pengetahuan tentang berbagai perilaku yang dapat diterima di lingkungan organisasi. Hal tersebut tentu saja tidak mungkin disampaikan dalam organisasi formal.
  1. Perhatian / simpati
Membangun perhatian atau simpati dapat pula dilakukan melalui organisasi informal,karena disini orang melakukan proses sosialisasi tanpa adanya batas atau tanpa melihat posisi dalam organisasi formalnya.
  1. Bantuan dalam pencapaian tujuan
Organisasi informal juga membantu organisasi formal dalam mencapai tujuannya, melalui bentuk komunikasi untuk mempermudah anggota organisasi lebih paham tanpa melalui saluran-saluran yang resmi.


  1. Kesempatan berpengaruh dan berkreasi
Melalui organisasi informal seseorang diberi kebebasan untuk berkreasi dan mempengaruhi orang lain sesuatu yang mungkin tidak pernah terjadi ( karena posisi yang dimilikinya ) dalam organisasi formalnya
  1. Pelestarian nilai-nilai budaya
Secara sadar atau tidak sadar, organisasi informal turut melestarikan dan mensuburkan nilai-nilai budaya yang dimiliki organisasi. Walaupun secara formal budaya ini juga disampaikan dan dikembangkan pada seluruh anggota organisasi.
  1. Komunikasi dan informasi
Kebutuhan terakhir yang mendasari organisasi informal adalah kebutuhan akan komunikasi dan informasi. Terutama komunikasi dan informasi yang tidak bisa disampaikan atau tertutup melalui organisasi formal.

SIFAT KELOMPOK INFORMAL
Beberapa alasan kemunculan organisasi informal itu menyebabkan sifat organisasi informal adalah :
  hubungan didalamnya lebih bersifat spontan dan tidak terorganisir.
  kepemimpinan organisasi seperti diantara dua pilihan apakah organisasi tersebut formal atau informal.
  Tidak bertitik tolak pada pengendalian manajemen seperti dalam organisasi formal.

PERBEDAAN KELOMPOK FORMAL DAN KELOMPOK INFORMAL
Perbedaan pokok antara organisasi formal dan informal adalah bahwa organisasi formal mempunyai tujuan, struktur, dan pola hubungan kerja yang teratur melalui menajemen. Organisasi informal berdiri diatas struktur yang tidak jelas, fleksibel, sukar didefinisikan, keanggotaannya sulit ditentukan dan pola hubungan diantara para anggota tanpa tujuan yang khusus.
Argyris mengemukakan empat bidang utama dimana organisasi formal dan informal berbeda:
1.    Hubungan antar pribadi
Dalam organisasi formal hubungan diantara orang-orang digambarkan dengan jelas yaitu hubungan antar orang ditentukan sedangkan daalam hubungan informal sangat tergantung pada kebutuhan - kebutuhan mereka.
2.    Kepemimpinan
Para pemimipin ditetapkan dan ditunjuk dalam organisasi formal, sedangkan dalam organisasi informal pemimipin muncul dan dipilih.

3.    Pengendalian perilaku
Dalamorganisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui balas jasa dan hubungan, sedangkan dalam organisassi informal mengendalikan dengan pemenuhan kebutuhan.
4.    Ketergantugan
Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada balas jasa dan hubungan, para bawahan lebih tergantung dari pada para anggota suatu organisasi informal. Walaupun ada perbedaan tersebut adalah suatu kesalahan bila menganggap kelompok formal dan informal sebagai dua kesatuan organisasi yang terpisah. Keduanya hidup bersama dan tidak dapat dipisahkan setiap organisasi formal selalu mempunyai organisasi informal dan setiap organisasi informal berkembang dalam berbagai tingkatan formal.

FUNGSI-FUNGSI KELOMPOK INFORMAL
Fungsi-fungsi yang dilaksanakan kelompok informal sbb:
1)    Menetapkan, memperkuatkan dan meneruskan norma-norma dan nilai sosial budaya penting para anggota kelompok.
2)    Memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi dan bantuan terhadap tugas manajer.
3)    Menstimulasi komunikasi efektif dan dinamik sebagai alat komunikasi tambahan
4)    Memberikan kepuasan dan status sosial kepada anggota yang tidak dapat diberikan organisasi formal.
MASALAH YANG DICIPTAKAN
 Kelompok informal ini walaupun tidak ditetapkan secara formal oleh organisasi, dapat ditimbulkan berbagai masalah bagi manajer. Masalah tersebut antara lain adalah bahwa kelompok informal menciptakan konflik, mendorong penolakan terhadap perubahan, menghidupkan dan menyebarkan desas-desus, dan mengembangkan keseragaman diantara anggota termasuk pembatasan pelaksanaan kegiatan.
SIKAP MANAJEMEN TERHADAP ORGANISASI FORMAL
Kelompok informal tidak dapat dihindarkan kehadirannya, dan manajemen akan melakukan tindakan sia-sia dan bila mencoba menetang dan menghapuskannya hal ini akan menimbulkan konflik terus-menerus. Sikap manajemen yang baik adalah memahami, mencari penyesuaian, dengan melakukan kerja sama yang saling menguntungkan kelompok informal. Manajemen organisasi formal lebih memusatkan perhatian untuk memelihara kesatuan untuk pencapaian tujuan organisasi, dan organisasi informal memberikan kepaduan, kerjasama dan kepuasan sosial bagi para anggota organisasi.


2.6.     Fungsi – Fungsi Kelompok
           Pada dasarnya fungsi kelompok dibagi menjadi dua yaitu, fungsi organisasi formal dan fungsi kebutuhan individual. Fungsi kelompok formal sebagai sarana untuk mengerjakan tugas-tugas yang kompleks yang saling berkaitan dan terlalu sukar untuk dikerjakan oleh siapapun, sebagai sarana untuk mencetuskan gagasan-gagasan yang baru atau pemecahan masalah yang memerlukan kreativitas tertentu, dan sebagai wahana sosialisasi serta pelaksanaan keputusan yang rumit.
Fungsi kelompok individual yang didasarkan bahwa setiap individu memiliki beraneka macam kebutuhan, dan kelompok dapat memenuhi kebutuhan yang meliputi pemenuhan kebutuhan persahabatan, dukungan, dan kasih sayang, sebagai sarana untuk mengembangkan, meningkatkan, dan menegaskan rasa identitas dan memelihara harga diri, sebagai sarana untuk menguji kenyataan sosial melalui diskusi dengan orang lain, pengembangan perspektif, dan konsensus bersama yang dapat mengurangi keragu-raguan dalam lingkungan sosial sehingga dapat diambil sebuah keputusan.
2.7.     Perbedaan Kelompok dan Tim
Stephen P. Robbins melakukan pembedaan antara Kelompok Kerja dengan Tim Kerja berdasarkan 4 variabel yaitu: Sasaran, Sinergi, Akuntabilitas, dan Keahlian.
1.   Sasaran
a.  Kelompok   : Berbagi informasi, saling membantu membuat  keputusan kinerja masing-masing.
b.  Tim             : Kebutuhan kerja kolektif, saling membantu demi usaha bersama.
2.   Sinergi
a.  Kelompok   : Netral (kadang negatif)
b.  Tim             : Positif melaui usaha yang terkoordinasi.
3.   Akuntabilitas
a.  Kelompok   : Individu tidak saling melengkapi.
b.  Tim             : Individual dan saling melengkapi.
4.   Keahlian
a.  Kelompok   : Acak dan jarang
b.  Tim             : Saling mengganti







PENGEMBANGAN TIM
            Kelompok dan tim bukan merupakan hal yang sama persis, ada perbedaan antara kelompok kerja dengan tim kerja. Kelompok kerja berinteraksi untuk berbagi informasi dan saling membantu membuat keputusan kinerja masing-masing bukan dalam rangka kebutuhan kinerja kolektif dalam usaha bersama, juga tidak ada sinergi positif kecuali semata-mata merupakan sajian akhir dari kontribusi individu dari anggota kelompok tersebut.
            Tim kerja menghasilkan sinergi positif melalui usaha yang terkoordinasi. Usaha individu memberikan tingkat kinerja lebih besar daripada jumlah individu tersebut. Tim dibentuk manajemen untuk mencari sinergi positif yang membuat mereka meningkatkan kerja. Penggunaan tim yang ektensif menciptakan potensi bagi organisasi untuk menghasilkan output yang lebih besar tanpa peningkatan dalam input.
Contoh perbedaan kelompok dan tim, sebagai berikut:
KELOMPOK
TIM
·      Anggota beranggapan pengelompokan hanya sekedar administrasi.

·      Pendekatan hanya sebagai tenaga bayaran.
·      Mengerjakan tugas bagian masing-masing masih harus diperintah.


·      Dalam penyampaian saran harus berhati-hati, karena dapat dianggap sebagai upaya untuk memecah belah.
·      Dalam penerapan hasil kerja sangat dibatasi oleh pemimpin.
·      Anggota tidak berperan aktif terhadap pengambilan keputusan.
·      Anggota menyadari ketergantungan satu sama lain,dan tidak mencari keuntungan pribadi.
·      Adanya komitmen terhadap sasaran yang akan dicapai.
·      Rasa peka, atau sadar diri terhadap tugas masing-masing, yang dapat dikontribusikan untuk keberhasilan.
·      Bekerja dalam suasana saling percaya, saran dapat diterima dengan terbuka.

·     Penerapan hasil kerja sangat didukung oleh tim.
·     Anggota berpartisipasi dalam pengambilan keputusan.

TUJUAN  TIM
Tim dibangun dengan tujuan untuk membantu kelompok fungsional menjadi lebih efektif. Karena rasa individualisme dan persaingan atar pribadi relatif tajam dalam organisasi, maka tidak semua kelompok kerja dapat dikategorikan ke dalam suatu tim. Lima atau enam orang yang sedang menyelesaikan suatu proyek belum menjamin bahwa mereka bisa bekerjasama dalam mencapai tujuan. Secara spesifik, membangun sebuah tim artinya harus mengembangkan semangat, saling percaya, kedekatan, komunikasi, dan produktivitas.
  • Semangat : Muncul karena masing-masing anggota percaya bahwa mereka memiliki kemampuan untuk menyelesaikan tugas. Makin tinggi tingkat kepercayaan mereka atas kemampuannya, makin besar pula motivasi mereka untuk menyelesaikan tugas dengan baik
  • Saling percaya : Rasa saling percaya antar sesama anggota merupakan syarat mutlak yang harus dimiliki oleh setiap anggota tim, agar tim mampu bekerja secara efektif.
  • Kedekatan : Kedekatan antar anggota merupakan perasaan yang mampu menyatukan anggota secara sukarela. Suatu kelompok yang kohesif adalah kelompok yang dimiliki oleh setiap anggotanya. Mereka mempunyai tingkat loyalitas yang tinggi terhadap kelompoknya. Umumnya kelompok yang kohesif akan lebih produktif.
  • Komunikasi : Agar tim bisa berfungsi dengan baik, semua anggota harus mempunyai kemampuan untuk mengembangkan hubungan antar pribadi secara baik, bicara secara terbuka satu sama lain, memecahkan konflik yang ada, dan secara bersama menghadapi masalah. “Poor communication means no team” [1]
  • Produktivitas : Tim seyogianya dapat menyelesaikan tugas yang tidak mungkin dilaksanakan perorangan. Melalui saling berbagi sumber daya, ketrampilan, pengetahuan, kepemimpinan, maka tim berpotensi sangat lebih efektif daripada perorangan.
PROSES MEMBANGUN TIM
Tidak ada satu cara khusus yang dipakai untuk membangun sebuah tim. Tujuan untuk membangun tim yang bersemangat, memiliki kedekatan, saling percaya, dan produktif dapat dilakukan dengan banyak cara. Apapun caranya, hal yang penting diingat adalah tim itu sendiri harus mengembangkan kemampuan mengidentifikasikan persoalan kerja mereka dan sekaligus juga memecahkannya. Lima tahap atau langkah yang umumnya dilakukan dalam membangun sebuah tim diuraikan di bawah ini.

Langkah I . Membentuk Struktur Tim
Setiap tim harus bekerja dengan suatu struktur yang memadai agar berdaya menangani isu-isu berat dan memecahkan persoalan-persoalan yang rumit. Walau struktur bisa berbeda antara perusahaan satu dengan lainnya, namun komponen yang umumnya ada meliputi :
·         Tim Pengarah, yang terdiri atas manajer-manajer tingkat atas, pimpinan serikat kerja (kalau ada), manajer lini, penyelia, pimpinan tim, dan orang-orang penting lainnya. Seperti seorang pilot, kelompok tersebut menetapkan seperangkat tindakan dan berperan sebagai nara sumber dan pemberi umpan balik atas kegiatan tim
·         Perancang Tim, merupakan tim lintas sektoral yang mencakup anggota-anggota dari semua jenjang dan fungsi dalam organisasi. Anggotanya terdiri atas para penyelia dan para manajer.
·         Pemimpin, merupakan unsur penting bagi keberhasilan tim. Pemilihan pemimpin merupakan faktor penting, mereka harus yang bergaya partisipatif. Pemimpin tipe X kurang tepat untuk diminta sebagai pemimpin tim.
·         Rapat-rapat, merupakan aktivitas yang terpenting. Agenda ini harus difasilitasi dan dilakukan relatif sering. Pimpinan harus dilatih untuk mengelola proses rapat dan proses terjadinya hubungan antar pribadi. Proses rapat antara lain mencakup perencanaan dan penggunaan agenda, mengelola jalannya rapat, mendistribusikan notulen rapat, mengatur bahan dan waktu rapat. Saat rapat berlangsung pimpinan rapat harus mampu meningkatkan partisipasi semua anggota untuk mengeluarkan gagasannya, mengatasi pertentangan akibat adanya perbedaan pendapat, menangani anggota-anggota yang “sulit”, dan menciptakan suasana rapat yang dinamis.
·         Proses konsultasi. Kehadiran pihak ketiga dalam upaya membimbing, mengajar, membantu menyelesaikan konflik, kadang sangat diperlukan. Karena sesungguhnya mereka bukan anggota tim, konsultan dapat memberikan tantangan bagi anggota tim. Mereka bisa lebih obyektif dan bisa lebih bebas bekerja dan berpendapat ketika membantu tim. Konsultan juga bisa membantu membangun aturan-aturan dan cara-cara kerja. Mereka bisa diminta untuk mendidik anggota tim dalam menggunakan peralatan, metode kerja, dan memecahkan masalah agar tim bisa lebih produktif.



Langkah II : Mengumpulkan informasi
Membangun tim harus dimulai dengan penilaian diri anggota kelompok (self-assesment), untuk mengetahui kelemahan dan kekuatan yang dimiliki oleh setiap anggota. Pengembangan tim dapat ditetapkan berdasarkan data yang diperoleh dari survai tentang sikap, wawancara dengan anggota tim, dan pengamatan atas diskusi-diskusi kelompok. Cara-cara tersebut bermanfaat untuk menilai sejumlah hal, antara lain iklim komunikasi, rasa saling percaya, motivasi, kemampuan memimpin, pencapaian konsensus, dan nilai kelompok. 
Langkah III : Membicarakan Kebutuhan
Informasi yang diperoleh dalam langkah II harus dirangkum dan diumpan-balikan kepada anggota tim. Tim harus mendiskusikannya secara terbuka, dan mencoba menginterpretasikannya. Melalui proses ini akan ditemukan sejumlah kebutuhan ; kekuatan yang ada harus dicoba dipertahankan dan dikembangkan sedangkan kelemahan harus segera diatasi. Proses ini bisa berlangsung dalam beberapa kali pertemuan guna menemukan hal-hal yang memang sangat dibutuhkan. Proses ini sangat penting dalam upaya untuk menetapkan sendiri tujuan tim. Melalui pemahaman atas kekuatan dan kelemahan diri sendiri, tim sudah dalam kondisi siaga untuk mendiagnosis masalah dan menemukan jalan keluarnya.
Langkah IV : Merencanakan sasaran dan menetapkan cara pencapaiannya.
Begitu isu-isu diklarifikasikan, tim harus menetapkan tujuan dan misinya, serta menetapkan prioritas kegiatan. “Perhaps most importantly, a team must have a shared sense of mission. Whether we are talking about a temporary work improvement team, or branch, all members must share the sense of mission”[2]  Hal yang paling utama dilakukan oleh tim adalah bekerja pada isu yang oleh anggota dianggap paling penting. Dengan agenda yang ditetapkan sendiri, tim akan lebih komit pada proses pelaksanaan dan pengembangannya. Kelompok harus mengembangkan skedul tentatif dan rencana tindakan guna mencapai tujuan. Konsultan akan sangat membantu dengan cara memberikan saran-saran tentang teknik atau kegiatan yang mungkin dilakukan dalam upaya mencapai tujuan. Pengembang organisasi atau spesialis pelatihan harus mengetahui jenis-jenis latihan, film, modul-modul, atau studi kasus, guna membantu kelompok agar bisa mengembangkan ketrampilan yang diperlukan bagi efektivitas kerja tim.
Langkah V : Mengembangkan Ketrampilan
Sebagian besar proses “pembangunan tim” akan memusatkan kegiatannya pada pengembangan ketrampilan yang diperlukan untuk menciptakan tim yang berkinerja tinggi. Seperti halnya para atlit olah raga, setiap anggota tim harus belajar bermain, bergerak, dan
mempraktekan ketrampilan mereka. Beberapa jenis ketrampilan yang sangat diperlukan dalam membangun tim yang baik adalah :
1.    Kesadaran untuk mengembangkan kelompok.
Harus disadari oleh semua anggota tim bahwa kemajuan suatu tim dilakukan melalui tahapan-tahapan yang bisa diprediksi, yaitu fase orientasi, fase evaluasi, dan fase kontrol. Fase orientasi ditandai oleh adanya ragu-raguan para anggota kelompok akan peran mereka. Mereka kurang memahami apa yang harus mereka lakukan selaku anggota tim. Pada fase evaluasi, anggota cenderung meng- alami konflik yang disebabkan oleh kekurang-setujuan mereka terhadap cara-cara penyelesaian tugas. Dalam fase ini kelompok bisa terpecah-pecah dalam beberapa koalisi. Dalam fase kontrol, kelompok kembali bersatu, karena mereka mulai memahami satu sama lainnya.
Apa yang terjadi di atas merupakan gejala normal yang banyak terjadi. Faktor kepemimpinan merupakan hal yang paling krusial dalam hal ini. Jika pimpinannya baik maka ketiga fase tersebut tidak berlangsung lama, sehingga tim dapat segera bisa berfungsi.
2.    Klarifikasi Peran
Bahkan ketika tim sudah mulai bekerja, kadang mereka masih bingung tentang apa yang harus mereka lakukan, dan juga siapa yang harus melakukannya. Dalam upaya mencapai tugas-tugas kelompok, setiap anggota harus memahami peran mereka masing-masing. Mereka harus tahu dengan baik apa yang harus mereka kerjakan dan juga batas-batas kewenangannya. “Team members must know what others expect from them. Ambiguity in role expectations produces stress and hampers performance”[3]
Uraian jabatan formal seringkali tidak sesuai dengan harapan masing-masing anggota, oleh karena itu pembagian peran sebaiknya dibicarakan bersama. Dalam diskusi ini harus dibahas misi kelompok, kepada siapa kelompok harus melaporkan hasil kerjanya?, kewenangan apa yang dipunyai kelompok?, siapa yang menentukan pimpinan mereka?, apakah anggota kelompok setuju pada pembagian pekerjaan?, dan apakah peran masing-masing anggota kelompok tidak bertentangan atau tumpang tindih satu sama lainnya?.
Seperti hanya dengan anggota tim olahraga, kelompok kerja memerlukan pengetahuan tentang apa yang dimainkan oleh dirinya dan diri anggota lainnya. Berdiskusi dengan tujuan menjernihkan atau mengklarifikasikan peran masing-masing anggota merupakan agenda penting untuk memulai kerja dalam tim. 
             3. Pemecahan Masalah.
Memahami bagaimana menggunakan teknik-teknik pemecahan masalah merupakan hal penting yang menunjang keberhasilan kerja tim. Setiap anggota tim harus bisa berpartisipasi menggunakan beberapa cara dasar dalam memecahkan masalah di bawah ini :
·         Diagram Pareto, menggambarkan masalah-masalah yang dihadapi oleh tim. Setiap “bar” menunjukan tingkat seringnya masalah tertentu muncul, atau biaya yang diakibatkan oleh adanya masalah. Tim harus berupaya untuk memecahkan masalah yang sering muncul atau yang dampaknya paling merugikan.
·         Diagram Alur Kerja, menggambarkan langkah-langkah kerja yang harus dilakukan mulai dari awal sampai dengan akhir. Dengan mempelajari diagram tersebut setiap anggota dapat membayangkan proses kerja tim secara keseluruhan.
·         Diagram Sebab-Akibat, biasanya juga disebut dengan nama diagram “tulang ikan”. Di dalamnya tertera masalah utama dan secara berurutan hal-hal lain yang diperirakan sebagai penyebab munculnya masalah.
·         “Brainstorming”, setiap anggota kelompok diberi kesempatan untuk mengembangkan gagasan-gagasan sebebas dan sebanyak mungkin. Setiap gagasan dituliskan dalam “flip-chart”. Anggota tidak diperkenankan untuk “membunuh” gagasan segila apapun. Melalui cara ini diharapkan muncul pemikiran kreatif guna pemecahan masalah.
·         Rencana tindakan, memungkinkan apa yang telah diputuskan untuk segera dilaksanakan. Peran dan tanggungjawab diberikan, Laporan diperlukan. Biasanya temuan-temuan dan rencana tindakan disajikan di hadapan manajemen atau panitia pengarah untuk memperoleh persetujuan, atau sebagai informasi dan komunikasi.
·         Bagan pertanggung-jawaban menggambarkan kegiatan-kegiatan, waktunya, tekniknya, dan orang yang melaksanakannya. Adanya bagan ini semua anggota tim mengetahui secara rinci keseluruhan proses kegiatan yang sedang berlangsung.
Pelatihan yang komprehensif, diikuti oleh pelatihan individual, membantu anggota tim menerapkan alat-alat di atas dengan benar. Setiap orang harus bekerja dan senantiasa memperbaiki ketrampilannya. Bangsa Jepang menyebutnya “Kaizen”.



4.    Konsensus dalam mengambil keputusan.
Sebagian besar keputusan di tempat kerja dibuat oleh pihak yang memiliki kekuasaan. Konsensus terjadi manakala semua anggota mengatakan : “Saya sepakat dengan keputusan itu, walau tidak 100% setuju, namun saya sangat mendukungnya”. Konsensus berbeda dengan demokratis. Keputusan yang diambil secara demokratis mengandalkan pada suara terbanyak, artinya masih ada anggota tim yang tidak setuju, yaitu minoritas. Pihak yang tidak setuju biasanya tidak sungguh-sungguh bersedia melaksanakan hasil keputusan. Dalam teknik pengambilan keputusan melalui konsensus yang sebenarnya, keputusan diambil setelah semua anggota setuju. Melalui penambahan waktu dan kesabaran, setiap anggota mengemukakan secara panjang lebar pendapatnya sehingga semua pihak mengerti. Konsensus tidak hanya merupakan cara terbaik dalam pengambilan keputusan, namun juga berpotensi memunculkan komitmen tinggi pada diri setiap anggota tim untuk melaksanakannya. Kualitas keputusan melalui consensus memang sangat baik, sehingga memudahkan pelaksanaannya karena semua yang mengambil keputusan sepakat atas apa yang telah diputuskan.
Pengambilan keputusan secara konsensus tidaklah mudah, oleh karena itu setiap anggota perlu memperoleh latihan guna memiliki ketrampilan yang diperlukan. Studi kasus yang diikuti oleh analisis kelompok merupakan salah satu bentuk pelatihan. Di sini akan terlihat beberapa perilaku : “Apakah anggota kelompok mendengar-kan gagasan-gagasan secara obyektif?”, “Apakah setiap anggota kelompok telah diberikan kesempatan bicara secara memadai?” ”Apakah ada pihak yang mendominasi?”, “Apakah kelompok mampu memecahkan pertentangan?”. Pengambilan keputusan secara consensus harus dilakukan secara sistematis dan sabar. Tidak perlu tergesa-gesa. Apabila kelompok mencapai konsensus, tim akan dapat bekerja secara maksimal.
5.    Mengatasi konflik
Bukan hal yang aneh jika suatu kelompok yang terdiri atas orang-orang yang berbeda latar belakang, berpotensi memunculkan konflik.  Jika tim gagal menangani konflik dengan semestinya maka akan gagal mencapai tujuan. Dengan dikembangkannya ketrampilan mengelola konflik, maka walaupun terjadi konflik, tim masih memperoleh manfaat daripadanya. Pandangan yang saling bertentangan satu sama lain, jika dikelola dengan baik justru akan menciptakan suatu keputusan yang lebih baik.
Sebuah tim dapat mengembangkan kapasitas menangani konflik melalui berbagai cara, misalnya diskusi terbuka tentang konflik itu sendiri atau melalui diskusi yang tangguh yang penuh perdebatan dan skeptisme. Permainan peran (role playing), dan latihan-latihan membantu tim mengembangkan komunikasi terbuka yang diperlukan untuk menyelesaikan konflik secara produktif. Tim yang berkinerja tinggi antara lain dicirikan dengan adanya anggota-anggota yang kritis, namun masih saling menghargai satu sama lainnya.
6.    Evaluasi hasil
Sebagai suatu tim kerja yang senantiasa berfungsi, tim harus mengevaluasi hasil kegiatannya guna mengetahui keberhasilan atau pun kegagalannya. Evaluasi dapat dilakukan melalui berbagai cara. Dalam beberapa kasus, hasil dari adanya tim kerja dapat diukur berdasarkan kriteria baku produktivitas atau keluaran. Jika setelah dibentuknya tim, produktivitas lebih baik daripada sebelumnya maka dapat dikatakan tim tersebut efektif. Kesalahan yang makin berkurang, biaya produksi makin kecil, tingkat turnover menurun, adalah beberapa tanda bahwa tim bekerja secara efektif. Pemasok dan juga pelanggan yang menggunakan jasa tim harus pula dijadikan sumber informasi keberhasilan atau kegagalan tim.  
CIRI-CIRI TIM YANG BERKINERJA TINGGI
  1. Seluruh anggota mempunyai tekad menyelesaikan tujuan atau misi yang dikembangkannya.
  2. Tim bekerja dalam lingkungan yang anggotanya saling terbuka dan percaya satu sama lainnya.
  3. Seluruh anggota merasa memiliki tim, dan secara sukarela mereka berpartisipasi di dalamnya.
  4. Anggota terdiri atas orang dengan pengalaman, gagasan, pandangan, yang berbeda, dan perbedaan ini dihargai.
  5. Semua anggota tim secara terus menerus belajar dan memperbaiki dirinya. Hal ini membantu meningkatkan kemampuan tim dalam memecahkan persoalan.
  6. Semua anggota tim mengerti peranan dan tanggung-jawabnya, saling menghargai satu sama lainnya.
  7. Keputusan diambil berdasarkan konsensus
  8. Setiap anggota tim berkomunikasi secara terbuka, langsung, dan saling mendengarkan satu sama lainnya secara obyektif dan penuh kesabaran.
  9. Tim dapat menangani konflik tanpa harus memunculkan permusuhan.
  10.  Pimpinan tim, apakah temporer atau tetap, mempraktekan gaya kepemimpinan partisipatif.




BAB III
PENUTUP

3.1       Kesimpulan
Kelompok (group) menurut Robbins (1996) mendefinisikan kelompok sebagai dua individu atau lebih, yang berinteraksi dan salin bergantung, yang saling bergabung untuk mencapai sasaran-sasaran tertentu. Sementara menurut Gibson, memandang berdasarkan  4 kelompok perspektif, yaitu:(1). Dari sisi persepsi, yang mengutamakan interaksi. (2). Dari sisi organisasi, yang menganggap kelompok adalah sistem organisasi. (3). Dari sisi motivasi, setiap individu wajib menghargai satu sama lain. (4). Dari sisi interaksi, penekanan pada interaksi personal yaitu komunikasi dengan cara tatp muka. Melalui  beberapa pandangan tersebut, Gibson menyimpulkan bahwa yang disebut kelompok itu adalah kumpulan individu dimana perilaku dan atau kinerja satu anggota dipengaruhi oleh perilaku dan atau prestasi anggota yang lainnya.
Pembentukan kelompok dalam sebuah organisasi baik sengaja ataupun tidak sengaja, diperlukan bagi organisasi. Kelompok yang sengaja dibentuk oleh organisasi contonya adalah kelompok formal. Kelompok formal terbentuk karena adanya struktur organisasi. Organisasi mempunyai persyaratan teknis yang timbul dari tujuannya, pencapaian tujuan tersebut memerlukan tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Akibatnya pembentukan anggota kelompok didasarkan posisi mereka dalam organisasi. Sedangkan pembentukan kelompok secara tidak sengaja adalah kelompok informal. Di dalam organisasi kelompok informal muncul melalui interaksi para anggota organisasi. Perkembangan kelompok ini berhubungan dengan norma perilaku mereka sendiri. Tipe-tipe kelompok formal adalah (1). Kelompok Komando (commando group); (2). Kelompok Tugas (task group). Tidak hanya kelompok formal yang memiliki tipe kelompok, kelompok informal juga terdiri dari: (1). Kelompok kepentingan (interest group); (2) kelompok persahabatan (friendship group).
Fungsi kelompok dibagi menjadi dua yaitu, fungsi organisasi formal dan fungsi kebutuhan individual. Fungsi kelompok formal sebagai sarana untuk mengerjakan tugas-tugas. Fungsi kelompok individual yang didasarkan bahwa setiap individu memiliki beraneka macam kebutuhan, dan kelompok dapat memenuhi kebutuhan sosial bermasyarakat. Cirri-ciri utama yang ada pada kelompok, yaitu: (1)Terdapat dorongan (motif); (2). Terdapat timbal balik terhadap interaksi; (3). Pembentukan dan penegasan struktur organisasi; (4). Terjadinya penegasan terhadap norma-norma berperilaku sebgai pedoman.
Beberapa individu yang berkumpul, bisa dikatakan sebagai kelompok bila memiliki syarat-syarat terbentuknya kelompok. Syarat-syaratt ini antara lain: keanggotaan yang jelas, sadar sebagai anggota kelompok, memiliki satu kesaamaan tujuan, saling ketergantungan antar anggota lainnya, terjadinya interaksi dalam kelompok, kelompok yang muncul berada dalam satu kesatuan tunggal organisasi. Adapun alasan mengapa individu membentuk suatu kelompok, yaitu untuk memenuhi kebutuhan sosial. Kebutuhan sosial ini antara lain: keamanan, sosial, penghargaan. Kelompok belum tentu merupakan tim, namun tim pasti merupakan suatu kelompok. Robbins membedakan 4 variabel perbedaan antara kelompok dan tim, dilihat dari sisi pandang sudut pekerjaan, yaitu: 1. Sasaran; 2. Sinergi; 3. Akuntabilitas; 4. Keahlian.

 DAFTAR PUSTAKA

Sigit, Soehardi. 2003. Perilaku Organisasional. BPFE UST: Yogyakarta.
Gibson, Ivancevich, Donnelly. 1997. Organisasi: Perilaku, Struktur, Proses Jilid 1 dan 2. Binarupa Aksara: Jakarta.
Amirullah, dkk. 2000. Perilaku Organisasi. Bayumedia: Malang.
Seta Basri. 2011. Kelompok dan Tim dalam Organisasi. (Online),
http://members.nbci.com/_XMCM/cooperate/teamman.htm diakses tanggal 14 November 2012
http://members.nbci.com/_XMCM/cooperate/teamman.htm diakses tanggal 14 November 2012